Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR BEZOEKERS

 1. ORGANISERENDE VENNOOTSCHAP 

Easyfairs Belgium, met maatschappelijke zetel te Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem, met inbegrip van eventuele groepsvennootschappen die door de Organisator in de arm worden genomen om de Beurs in haar naam in goede banen te leiden, (hierna ‘Easyfairs’) is de vennootschap die het evenement organiseert. 

2. ALGEMENE INFORMATIE 

Deze overeenkomst wordt niet geacht tussen u en Easyfairs te zijn gesloten tenzij Easyfairs uw inschrijving erkent door u een e-mail te sturen ter bevestiging van uw inschrijving voor het Evenement. In dit verband wordt de aanvaarding geacht voor alle doeleinden geldig te zijn vanaf het moment van ontvangst van de door Easyfairs verzonden bevestigingsmail. 

Bezoekers moeten zich registreren voor Easyfairs-evenementen voordat ze het eventterrein betreden. Dit kan online of ter plaatse gebeuren. Bezoekers krijgen een badge die ze te allen tijde moeten dragen en zichtbaar moeten maken. Bezoekersbadges zijn niet overdraagbaar. Om de openbare veiligheid te garanderen, behoudt Easyfairs zich het recht voor om bezoekers te fouilleren. 

Hierbij dient opgemerkt te worden dat Easyfairs-beurzen ook onderworpen zijn aan de voorwaarden gepubliceerd door het management van de locatie. 

De prijzen voor producten en diensten die op het evenement beschikbaar zijn, zijn zoals aangegeven op het moment van aankoop op de website van het Evenement. Easyfairs behoudt zich het recht voor genoemde prijzen te allen tijde zonder kennisgeving te wijzigen of aan te passen. 

3. GEGEVENSBESCHERMING 

Easyfairs voldoet aan alle privacy eisen die door de toepasselijke regelgeving worden gesteld. U kunt het privacybeleid van Easyfairs raadplegen op https://www.easyfairs.com/privacy-statement/ 

4. VERANTWOORDELIJKHEDEN 

Easyfairs kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten en/of weglatingen en behoudt zich het recht voor de informatie, specificaties en beschrijving van de vermelde diensten te wijzigen. 

Easyfairs verbindt zich ertoe eventuele fouten en/of weglatingen zo snel mogelijk na kennisname te corrigeren. 

Voor zover wettelijk toegestaan biedt Easyfairs haar website en de inhoud ervan ‘as is’ aan en geeft zij geen enkele uitdrukkelijke en/of impliciete garantie in verband met deze website en/of de informatie die erop staat, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, commerciële garanties en geschiktheid voor een bepaald doel. 

Bovendien verklaart of garandeert Easyfairs niet dat de informatie die via deze website toegankelijk is, correct, volledig of up-to-date is. 

Easyfairs aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gevolgschade en/of winstderving, verlies of beschadiging van het eigendom en/of schade als gevolg van claims ingediend door derden in verband met de webpagina’s van Easyfairs en/of met enige andere aan genoemde derden verleende diensten. 

5. ANNULERING OF WIJZIGING VAN TICKETS 

Het houden van conferenties tijdens het Evenement is afhankelijk van het aantal verwachte bezoekers. Om deze reden kunt u, zodra de tickets voor een bepaalde conferentie of congresdatum zijn gekocht, deze aankoop niet annuleren en hebt u geen recht op terugbetaling van de betaalde bedragen. 

Alleen bij annulering van het Evenement heeft u recht op terugbetaling van de betaalde aankoopprijs. 

Elke daadwerkelijke of poging tot illegale doorverkoop van tickets vormt voldoende reden om de tickets in kwestie te annuleren, zonder dat de houder recht heeft op enige vergoeding. 

De tickets mogen niet worden gebruikt voor reclame, commerciële of promotionele doeleinden, noch voor spelletjes, wedstrijden of gokactiviteiten zonder de uitdrukkelijke en betrouwbare toestemming van Easyfairs. 

Easyfairs kan de datum en/of plaats van het Evenement wijzigen om organisatorische, technische of andere gerechtvaardigde redenen. Easyfairs verbindt zich ertoe dergelijke wijzigingen zo snel mogelijk aan de Bezoekers mee te delen teneinde eventuele ongemakken te beperken. Deze mededeling wordt gedaan aan de Bezoeker op het e-mailadres dat vermeld staat op het inschrijvingsformulier. 

De onmogelijkheid om het Evenement bij te wonen of eventuele fouten gemaakt bij de aankoop van de tickets (bijvoorbeeld het verkeerd schrijven van uw e-mailadres tijdens het aankoopproces) zijn geen reden voor terugbetaling van de ticketprijs. 

U heeft geen recht op terugbetaling van de ticketprijs, tenzij het Evenement wordt geannuleerd. 

U kunt deze overeenkomst niet annuleren en/of beëindigen zodra de aankoop is voltooid. 

Indien u uw ticket wilt ruilen voor een ander ticket met dezelfde of een hogere prijs, dient u contact op te nemen met Easyfairs. Easyfairs zal de haalbaarheid van de door u voorgestelde wijziging onderzoeken. 

6. OVERDRACHT VAN BEELDRECHTEN VAN DE BEZOEKERS 

Fotografen mogen foto’s maken van exposanten en klanten die onze evenementen bijwonen. Door een evenement van Easyfairs te bezoeken, aanvaarden de bezoekers dat ze gefotografeerd, gefilmd of opgenomen kunnen worden voor uitzend- of promotiedoeleinden en dat deze media gebruikt kunnen worden voor reclamedoeleinden in evenementenfolders, brochures of flyers; op websites en/of sociale media. 

7. TOEGANGSRECHT 

Alleen ondernemers en/of professionals worden toegelaten tot het Evenement. Easyfairs kan echter studenten en/of universitair personeel toelaten die voldoen aan de door Easyfairs gestelde eisen. Easyfairs behoudt zich het recht voor om personen die niet voldoen aan de eisen voor professionele inschrijving toe te laten tot het Evenement. Easyfairs behoudt zich het recht voor om het even wie de toegang te weigeren. 

8. LINKS NAAR WEBSITES 

De webpagina kan links bevatten naar webpagina’s van bedrijven en entiteiten van derden. Easyfairs kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de manier waarop deze bedrijven omgaan met privacy en bescherming van persoonsgegevens. Daarom raden wij u aan de privacyverklaringen te lezen die zijn opgenomen op webpagina’s die geen eigendom zijn van Easyfairs voor meer informatie over het gebruik, de verwerking en de bescherming van persoonsgegevens, aangezien de voorwaarden op die pagina’s kunnen verschillen van die van Easyfairs. 

9. WIJZIGINGEN 

De informatie op de website is actueel op de datum van de laatste bijwerking. Easyfairs behoudt zich het recht voor de informatie op deze website bij te werken, te wijzigen en/of te verwijderen. 

Privacy beleid

EASYFAIRS GROUP & GELIEERDE ENTITEITEN

1 INLEIDING

1.1 Easyfairs International SA/NV is de moedermaatschappij van een groep ondernemingen die actief zijn in de organisatie van live events en beurzen en het beheer van eventlocaties. 

1.2 Easyfairs International SA/NV en zijn gelieerde entiteiten nemen de bescherming van de persoonsgegevens van hun klanten (exposanten, deelnemers, bezoekers, organisatoren, lezers, adverteerders, leden, partners, prospecten, enz.) heel ernstig. Daarom worden de persoonsgegevens van onze klanten veilig bijgehouden en uiterst zorgvuldig behandeld. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens met betrekking tot leveranciers, andere stakeholders en gelijk welke partijen die met ons in contact staan.

1.3 Bij de verwerking van uw persoonsgegevens eerbiedigen Easyfairs International SA/NV en zijn gelieerde entiteiten uw recht op privacy en zullen zij uw persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) op 25 mei 2018 (“AVG”) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.4 Dit privacybeleid (het “Beleid”) licht toe (i) hoe we de persoonsgegevens die we over u inzamelen verwerken, (ii) hoe u ons kunt laten weten dat u het gebruik van die gegevens wilt beperken en (iii) welke procedures we ingevoerd hebben om uw privacy te verzekeren.

2 CONTACTGEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

2.1 Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken:

• Easyfairs Belgium NV, met maatschappelijke zetel in Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem, België;
• Easyfairs Group SA/NV, met maatschappelijke zetel in Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, België. (BCE/KBO 0683.709.745).
• Easyfairs International SA/NV, met maatschappelijke zetel in Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, België (BCE/KBO 0629.912.852);

(Samen “Easyfairs”, “wij” en “ons”).

2.2 Als u vragen hebt over dit privacybeleid, of als u uw rechten zoals vermeld in paragraaf 10 wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Marleen Vanhee, via post op het adres Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem of via e-mail op PrivacyBE@easyfairs.com overeenkomstig de procedure beschreven in paragraaf 10.

2.3 U kunt ook contact opnemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming van onze groep, via e-mail op het volgende adres: <dpo@easyfairs.com>.

3 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een persoon die direct of indirect geïdentificeerd kan worden; het kan gaan om naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, krediet-/debetkaartnummer, IP-adres en locatiegegevens (“Persoonsgegevens”).

4 TOT WIE RICHT DIT BELEID ZICH?

Het Beleid is van toepassing op de volgende categorieën personen van wie wij de Persoonsgegevens verwerken:

• Exposanten en potentiële toekomstige exposanten op onze events (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beurzen, publieks- en vakbeurzen, conferenties en congressen) (de “Events”);
• Organisatoren en potentiële toekomstige organisatoren van Events op onze locaties;
• Bezoekers en potentiële toekomstige bezoekers van de Events;
• Abonnees, lezers, adverteerders en prospecten van onze website, ons magazine, onze nieuwsbrieven, online registers en mobiele applicaties (de “Media-instrumenten”);
• Pers- en PR-contacten en sprekers;
• Bezoekers van onze digitale platformen en personen die contact met ons opnemen voor informatie;
• Leden van onze clubs, groepen en verenigingen; en
• Sponsors, leveranciers, andere stakeholders en alle andere partijen die met ons in contact staan.

5 WELKE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

5.1 Algemene informatie

We zullen uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit Beleid gebruiken, opslaan of op een andere manier verwerken, zoals uw naam, taal, aanspreking, sexe, geboortedatum, adres, telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiele telefoon), e-mailadres, faxnummer en sociale-netwerkaccounts. Als u een zaak hebt, verwerken wij ook uw bedrijfsnaam en -adres, btw- en/of ondernemingsnummer, bedrijfstak, uw functie/functietitel in de onderneming en uw zakelijk e-mailadres.

Om de kwaliteit van onze diensten aan al onze klanten te verbeteren, kunnen we uw Persoonsgegevens ook aanvullen met bijkomende relevante informatie. Dit kan openbare informatie zijn of informatie die we vernemen via derden en die we gebruiken voor de in dit Beleid vermelde doelstellingen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de controle van de gegevens in onze databank en de optimalisering van onze direct-marketingacties, mogelijk op basis van uw marketingprofiel.

De bovenvermelde openbare informatie kan informatie zijn die in officiële publicaties verschenen is of informatie die u openbaar gemaakt hebt (zoals informatie op uw profiel in sociale media).

5.2 Informatie in verband met de dienstenovereenkomst die u met ons hebt en met uw specifieke status als (potentiële) bezoeker, exposant, organisator, sponsor, gebruiker van Media-instrumenten of adverteerder, club-, groeps- of verenigingslid, leverancier of andere status

Zoals

Informatie over uw status als bezoeker of potentiële toekomstige bezoeker van onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events die u bezocht of waarvoor u zich inschreef, of een exposant u uitnodigde en welke exposant dat was, uw interessedomeinen of het type Events dat u mogelijk kan interesseren, de exposanten waarvoor u belangstelling toonde of de commerciële informatie die u vroeg, het tijdstip van uw aankomst, de duur en frequentie van uw bezoek, welke exposanten u bezocht, welke seminaries of workshops u bijwoonde, uw locatie in en rond de eventhal, en de producten die u kocht evenals de geldelijke waarde ervan. Sommige van deze gegevens kunnen verkregen worden via het gebruik van de ‘smart badge-technologie’ (zie paragraaf 5.6. hieronder).

Informatie over uw status als exposant of potentiële toekomstige exposant op onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events waarop u of uw onderneming exposeerde of geïnteresseerd was om er te exposeren, het type Events dat u mogelijk kan interesseren, het type, de afmetingen en componenten van uw stand, de lijst van bezoekers/klanten die u uitnodigde, de lijst van bezoekers die hun ‘smart badge’ gebruikten op uw stand, de lijst van bezoekers van wie u de badge scande met een van onze mobiele applicaties, en informatie met betrekking tot de uitvoering van uw exposantenovereenkomst met een van onze gelieerde entiteiten (bv. gehuurde oppervlakte, productinformatie, website, gebruiksvoorwaarden, betaalinformatie, eventuele onbetaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als organisator of potentiële toekomstige organisator van onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events die u of uw onderneming organiseerde of geïnteresseerd was om te organiseren, het type Events, met inbegrip van de profielen van de exposanten, bezoekers en deelnemers, en informatie met betrekking tot de uitvoering van uw organisatorenovereenkomst met een van onze gelieerde entiteiten (bv. gehuurde oppervlakte, Event, informatie over producten en diensten, informatie over eventuele extra diensten, informatie van de webshop, website, gebruiksvoorwaarden, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als abonnee, lezer, adverteerder of potentiële gebruiker van onze Media-instrumenten

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot het Media-instrument waarop u of uw onderneming zich abonneerde of geïnteresseerd was zich te abonneren of waarin u of uw onderneming adverteerde of geïnteresseerd was om te adverteren, de datum van het abonnement (en eventueel de opzegging ervan) of advertentie, de inhoud van de advertentie, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als club-, groeps- of verenigingslid of prospect van een club, groep of vereniging

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de club, groep of vereniging waarvoor u of uw onderneming zich inschreef of geïnteresseerd was zich in te schrijven, de datum van inschrijving, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.

5.3 Informatie met betrekking tot uw browser zoals het IP-adres en informatie die geregistreerd werd door de cookies die wij gebruiken.

We kunnen de informatie die we via onze website inzamelen, gebruiken voor functionele, analytische, gedrags- en reclamedoeleinden (zie paragraaf 12 hieronder).

5.4 Externe gegevensbronnen

Mogelijk hebben we uw Persoonsgegevens via externe gegevensbronnen verkregen. Voor prospectiedoeleinden maken we regelmatig gebruik van externe databanken die afkomstig zijn van derden, zoals betrouwbare handelspartners of betrouwbare gegevenspartners (bv. Bpost en Dun & Bradstreet). Als u wilt weten via welke externe bron we uw Persoonsgegevens verkregen hebben, kunt u contact met ons opnemen via de post of via e-mail op de adressen vermeld in paragraaf 2.2 hierboven.

5.5 Inschrijving, digitaal visitekaartje en ‘smart badge’-technologie

Wanneer u zich als bezoeker voor een Event inschrijft via een exposant, wordt aan de exposant meegedeeld dat u zich op basis van zijn uitnodiging voor het Event inschreef en zal hij uw inschrijvingsgegevens ontvangen (namelijk volledige naam, taal, sekse, sector, bedrijfsnaam en contactgegevens, zakelijk e-mailadres en functie in uw onderneming. Deze inschrijvingsgegevens worden ook het ‘digitale visitekaartje’ genoemd). De exposant krijgt ook een bericht wanneer u op het Event aankomt en kan dan eventueel contact met u opnemen. Dit is verbonden aan het inschrijvingssysteem.

Door de badgelezers op de site van het Event aan te raken met uw ‘smart badge’ (of andere gelijkaardige technologie) tijdens een Event, bezorgt u ons informatie over de stands die u bezocht. Op basis daarvan sturen wij u een overzicht van uw dag en ontvangt u digitale informatie over de exposanten en producten waarin u interesse betoonde. Uw digitale visitekaartje (met de bovenvermelde Persoonsgegevens) zal ook gedeeld worden met de exposanten waarin u interesse betoonde.

5.6 Opname van telefoongesprekken met medewerkers van ons callcenter

Wij kunnen uw gesprek met callcentermedewerkers die voor ons werken, opnemen voor opleidingsdoeleinden en met het oog op een kwaliteitsvolle klantendienst.

5.7 Foto’s en beelden van bewakingscamera’s

Om de veiligheid gedurende onze Events te kunnen garanderen, installeerden wij camera’s in onze hallen, zowel als op onze parking. Deze camerabeelden zijn enkel opgenomen en worden enkel bekeken voor toezichts- en veiligheidsdoeleinden.

Tijdens onze events kunnen fotografen ook foto’s maken van exposanten en bezoekers die deelnemen aan het event. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor promotionele doeleinden in onze folders, brochures of flyers of op de website en/of de social media pagina van het Event om het voor u mogelijk te maken om foto’s van uw deelname aan het event te bekijken.

5.8 Gegevens vereist door de Europese antiwitwaswetgeving

Om de naleving van de bovengenoemde wet te garanderen, kunnen verplichte documenten en/of informatie moeten worden verstrekt door onze medecontractanten voorafgaand aan een contractuele overeenkomst, zoals:

• De identiteit van de uiteindelijk begunstigde van de juridische structuur achter de galerie; gelieve een kopie of scan te verstrekken van een officieel document waaruit de uiteindelijk begunstigden blijken;
• Een kopie of scan van de identiteitskaart of het paspoort van de uiteindelijk begunstigde(n);
• Voor elke rechtspersoon: statuten, btw-nummer, maatschappelijke zetel, lijst van leden van de raad van bestuur;
• Alle andere documenten waarom de toepasselijke wetgeving verzoekt;

Houd er rekening mee dat u volgens de Belgische antiwitwaswetgeving in geval van controle kan worden gevraagd om de identiteit en het identiteitsbewijs te verstrekken van de eigenaar van de werken die op uw stand op de beurs worden tentoongesteld en, indien van toepassing, van hun agenten en uiteindelijke begunstigden.

6 WAT IS HET DOEL EN DE RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

6.1 Wij verwerken uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving:

6.1.1 met uw toestemming (artikel 6 (1)(a) AVG), voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden:

(a) om uw verzoek af te handelen, wanneer u een vraag verstuurt via onze website of via ons callcenter;

(b) om uw deelname aan een wedstrijd of andere commerciële actie te behandelen;

(c) om u nieuwsbrieven of magazines te versturen waarop u zich geabonneerd hebt;

(d) om u direct-marketingmededelingen te sturen waarvoor u toestemming gaf om deze te ontvangen via e-mail (of via elk ander kanaal waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf);

(e) om u direct-marketingmededelingen te sturen via e-mail op basis van uw impliciete toestemming, indien u een bestaande klant bent en u ons uw e-mailadres bezorgde. U kunt op elk moment en gratis bezwaar aantekenen tegen dit gebruik van uw e-mailadres. U kunt zich gemakkelijk uitschrijven via de link onderaan elke e-mail;

(f) om uw e-mailadres (of alle andere Persoonsgegevens waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf) door te geven aan een bepaalde derde.

U hebt het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment in te trekken wanneer uw toestemming de rechtsgrond vormt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.

6.1.2 voor de voorbereiding of uitvoering van onze dienstenovereenkomst met u (artikel 6 (1)(b) AVG) voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden:

(a) om een contractvoorstel te doen, om de specifieke dienstenovereenkomst te sluiten, uit te voeren en te monitoren (“Contractbeheer’);

(b) om een Eventcatalogus te publiceren;

(c) om het toegangs- en ticketbeheer en bezoekersbeheer te verrichten;

(d) om bezoeken tijdens de Events op te volgen of enquêtes te houden;

(e) om u de diensten van de ‘smart badge’-technologie te verlenen (zie paragraaf 5.5 hierboven) wanneer u opteerde hiervan gebruik te maken;

(f) om aan veiligheidsbeheer te doen tijdens de Events; en

(g) om betalingsproblemen te voorkomen en bestrijden, en om onze rechten in het algemeen te bepalen, uit te oefenen en veilig te stellen, met inbegrip van maar niet beperkt tot, schuldinvordering, beheer van geschillen en eventuele rechtszaken.

6.1.3 voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is met het oog op onze bedrijfsactiviteiten (artikel 6 (1)(f) AVG) voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden (behalve wanneer uw uitdrukkelijke toestemming vereist is):

(a) om u te informeren over onze komende Events, producten en diensten of komende Events, producten en diensten van ondernemingen uit onze groep, exposanten of andere zorgvuldig geselecteerde handelspartners;

(b) om klant- of prospectsegmenten of marketingprofielen op te stellen, bv. voor gerichte marketing;

(c) om uw Persoonsgegevens te centraliseren, combineren en verbeteren met nuttige informatie afkomstig van derden;

(d) om onze diensten te optimaliseren, om onze Events aan te passen aan de voorkeuren en wensen van onze bezoekers en exposanten;

(e) om het beheer en de kwaliteit van onze digitale marketing- en verkoopactiviteiten en -diensten te optimaliseren;

(f) om onze prestaties te meten (bv. via marktonderzoek);

(g) om te gebruiken in geaggregeerde of geanonimiseerde modellen teneinde marktanalyses op te stellen, voor financieel beheer, marketing of rapportering of voor Big Data-analyses of elk ander type analyse;

(h) om de kwaliteit van onze dienstverlening aan klanten te monitoren en medewerkers van ons contactcenter op te leiden; en

(i) om onze Evenementen en locaties te promoten en

(j) om fraude, misdrijven en mogelijke overtredingen te voorkomen en bestrijden.

In de bovenvermelde gevallen streven wij er altijd naar om een goed evenwicht te bewaren tussen de noodzaak om uw Persoonsgegevens te verwerken en de vrijwaring van uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de eerbiediging van uw privacy.

6.1.4 om te voldoen aan de wettelijke of regelgevende bepalingen waaraan we onderworpen zijn (artikel 6 (1)(c) AVG), met name:

(a) Het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens over cliënten, hun uiteindelijke begunstigden en de vertegenwoordigers van de cliënt in het kader van de Wet ter voorkoming van het witwassen van geld/ terrorismefinanciering (de wet AML/CTF) van 18 september 2017, bijgewerkt na de inwerkingtreding van de wet van 20 juli 2020;

(b) Elke andere verwerking waartoe we wettelijk verplicht zijn;

7 AAN WIE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS DOORGEGEVEN?

7.1 Er zijn omstandigheden waarin wij uw Persoonsgegevens willen of moeten doorgeven aan derden. Dit zal enkel gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en voor de doeleinden opgesomd in punt 6 hierboven. Deze scenario’s omvatten het verstrekken van gegevens:

7.1.1 aan de ondernemingen van onze groep, voor dezelfde doeleinden als vermeld in paragraaf 6;

7.1.2 aan onze dienstverleners, leveranciers of onderaannemers (ondernemingen van de groep of derden) die diensten aanbieden waaronder gegevensverwerking voor onze rekening, zoals externe contactcenters, agentschappen, leveranciers van IT-ondersteuning, standenbouwers, cateringpartners, enz.). Deze ondernemingen mogen uw Persoonsgegevens enkel gebruiken binnen de strikte grenzen van de instructies die wij hen geven en in overeenstemming met dit Beleid. Ze zijn onderworpen aan aanzienlijke verplichtingen op het vlak van vertrouwelijkheid en beveiliging van Persoonsgegevens;

7.1.3 aan onze reclame- en mediapartners en sponsors, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel;

7.1.4 aan onze exposanten, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel en voor de doeleinden vermeld in de paragrafen 5.6 en 5.7;

7.1.5 aan de ondernemingen van onze groep, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel;

7.1.6 aan elke derde waarvoor u uw toestemming gegeven hebt;

7.1.7 aan een andere juridische entiteit, op tijdelijke of permanente basis, met het oog op een joint venture, samenwerking, financiering, verkoop, fusie, reorganisatie, verandering van rechtsvorm, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis. In geval van een fusie of verkoop worden uw Persoonsgegevens definitief doorgegeven aan de onderneming die de activiteiten voortzet;

7.1.8 aan overheidsinstanties of andere derden wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn in de context van wettelijke procedures.

7.1.9 aan Swapcard Corporation, onze dienstverlener voor onze online evenementen en B2B-evenementen. Swapcard maakt online een vooraf geactiveerd profiel voor u aan, als onderdeel van onze diensten voor exposanten en bezoekers. Uw profiel is onderworpen aan het privacybeleid en de algemene voorwaarden van Swapcard;

8 INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

Door uw Persoonsgegevens aan ons mee te delen, erkent u dat wij uw Persoonsgegevens mogen doorgeven aan bestemmelingen, ondernemingen die deel uitmaken van Easyfairs Group of onderaannemers (bv. providers van cloudoplossingen) die buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. In dit geval wordt de verwerking van uw Persoonsgegevens beschermd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving en dit Beleid. In het bijzonder bij de doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau bieden, zullen wij zorgen voor het gebruik van gepaste instrumenten voor gegevensdoorgifte (bv. de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

9 HOE LANG SLAAN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS OP?

9.1 Bewaartermijn voor specifieke doeleinden

Uw Persoonsgegevens zullen zolang bewaard worden als hieronder vermeld, tenzij toepasselijke lokale wetgeving een langere bewaartermijn oplegt of wanneer we daartoe een gerechtvaardigde en rechtmatige reden hebben:

Afhankelijk van uw status kunnen verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn (bv. wanneer u een bezoeker bent en zich geabonneerd hebt op een van onze digitale nieuwsbrieven of magazines).

De bovenvermelde bewaartermijnen zijn niet van toepassing indien u vóór het verstrijken van de bewaartermijn uw recht op gegevensverwijdering uitoefent.

9.2 Bewaartermijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor bewijsdoeleinden: Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (op boekhoudkundig, fiscaal en verzekeringsvlak) en voor bewijsdoeleinden worden de Persoonsgegevens in onze databank opgeslagen voor een periode van nog vijf (5) jaar na het verstrijken van de bewaartermijn die die specifieke toepasselijke wetgeving oplegt, tenzij langere bewaring nodig is wanneer we daartoe een gerechtvaardigde en rechtmatige reden hebben.

9.3 We mogen voor statistische doeleinden en zonder tijdsbeperking een geanonimiseerde vorm van uw Persoonsgegevens behouden die niet langer naar u verwijzen, op voorwaarde dat we daar een gerechtvaardigd en rechtmatig belang bij hebben.

10. UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS

Als betrokkene kunt u de volgende rechten uitoefenen in verband met uw Persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, vragen we u contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, hetzij via de post hetzij via e-mail op de adressen vermeld in paragraaf 2.2, en een kopie van uw identiteitskaart, paspoort of ander geldig identificatiemiddel bij te voegen evenals uw specifieke verzoek.

10.1. Recht op inzage. Waar toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u vragen of wij uw Persoonsgegevens verwerken en, indien van toepassing, inzage in deze gegevens krijgen.

10.2. Recht op rectificatie. U mag ons vragen om gratis onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren en/of onvolledige Persoonsgegevens te vervolledigen.

10.3. Recht om toestemming in te trekken. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment intrekken. Een dergelijke intrekking zal geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking op basis van uw eerdere toestemming. Gelieve er rekening mee te houden dat door het intrekken van uw toestemming u mogelijk niet langer kunt gebruikmaken van bepaalde dienstverleningsmogelijkheden waarvoor de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is.

10.4. Recht op gegevensverwijdering. U mag ons verzoeken om uw Persoonsgegevens te wissen en we zullen hieraan gevolg geven, tenzij er een rechtmatige reden is om dat niet te doen. Er kunnen bijvoorbeeld prevalerende gerechtvaardigde gronden zijn voor het behoud van uw Persoonsgegevens, zoals een wettelijke verplichting die we moeten nakomen.

10.5. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Indien u meent dat wij uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht om contact op te nemen met de betrokken toezichthoudende autoriteit.

10.6. Uitschrijven bij Easyfairs (recht van bezwaar)

• Als u niet langer informatie wenst te ontvangen over Events die wij organiseren, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Marleen Vanhee, hetzij via de post op het volgende adres Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem of via e-mail op privacyBE@easyfairs.com.

• Als u wenst dat wij uw Persoonsgegevens niet langer doorgeven aan derden (reclame- en mediapartners, exposanten of handelspartners), gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Marleen Vanhee, hetzij via de post op het volgende adres Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem of via e-mail op privacyBE@easyfairs.com.

• Als u wenst dat wij uw Persoonsgegevens niet langer gebruiken om marketingprofielen op te stellen, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Marleen Vanhee, hetzij via de post op het volgende adres Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem of via e-mail op privacyBE@easyfairs.com.

• Indien u zich wenst uit te schrijven van onze e-maillijst, gelieve dan de knop Uitschrijven te gebruiken die op elke mail verschijnt die wij voor commerciële doeleinden versturen, gelieve contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Marleen Vanhee, hetzij via de post op het volgende adres Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem of via e-mail op privacyBE@easyfairs.com en vermeld het type informatie dat u niet langer wenst te ontvangen of geef het e-mailadres op waarvan u zich wilt uitschrijven.

Merk evenwel op dat, zelfs als u zich bij ons uitschrijft, en u de badgelezers op de site van het Event aanraakt met uw ‘smart badge’, NFC-tag of andere tool tijdens een Event, u ons nog steeds toelaat om een aantal Persoonsgegevens in te zamelen en uw digitaal visitekaartje te delen met de exposanten, tenzij u uw toestemming intrekt in overeenstemming met paragraaf 10.3.

10.7. Met betrekking tot de gegevens die worden verwerkt volgens de antiwitwaswet

Zoals uitdrukkelijk bepaald in artikel 65 van de wet, hebben personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met deze wet geen recht op toegang tot en correctie van zijn of haar gegevens, noch het recht om te worden vergeten, noch het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens, noch het recht om bezwaar te maken, noch op het recht om niet te worden geprofileerd, noch aan de melding van beveiligingsfouten.

In overeenstemming met de wet kunnen de rechten van het individu indirect worden uitgeoefend via de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Wegens het belang dat we hechten aan privacy en gegevensbescherming doen we al het mogelijke om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik. Onze werknemers zijn opgeleid om correct om te gaan met Persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek. Onze computervoorzieningen zijn uitgerust met back-up-, filter- en firewallsystemen die beantwoorden aan de gepaste beveiligingsnormen van de sector. De toegang tot uw Persoonsgegevens wordt enkel verleend aan personen die hiertoe gemachtigd zijn voor de uitoefening van hun taken.

Bovendien heeft Easyfairs besloten om Persoonsgegevens onder te verdelen naar verwerkingsregio. Er zijn vijf regio’s met elk een datamanager. De medewerkers van Easyfairs, die tot één regio behoren, hebben alleen toegang tot Persoonsgegevens van hun regio voor de uitvoering van hun taken, die zorgen voor beperkte toegang tot Persoonsgegevens en een grotere veiligheid. Alleen de vijf gegevensbeheerders hebben toegang tot alle Persoonsgegevens van elke regio voor de uitvoering van hun taken.

12. COOKIEBELEID

Het Cookiebeleid is raadpleegbaar via de websites die door Easyfairs zijn opgezet.

13. KINDEREN

Deze website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

14. VERBONDEN WEBSITES

We zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid en de privacypraktijken van andere websites, zelfs als u naar deze website van derden gaat via links op onze website. We raden u aan het beleid van elke website die u bezoekt, te controleren en contact op te nemen met de eigenaar of beheerder van die website als u zich zorgen maakt of vragen hebt.

15. WIJZIGINGEN AAN ONS BELEID

We behouden ons het recht voor om dit Beleid te wijzigen of aan te passen zonder kennisgeving aan u. Als we dit doen, zullen we de wijzigingen op deze pagina melden. Het is uw verantwoordelijkheid om het Beleid te controleren telkens als u informatie aan ons doorgeeft of een bestelling plaatst.